Zarządzenie Nr 0151/14/2008

Wójta Gminy Ślemień

z dnia 10 marca 2008 r.

w sprawie: wprowadzenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy Ślemień

Na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591, z póź. zm.) Wójt Gminy Ślemień zarządza co następuje:

§ 1

Ustalam Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy w Ślemieniu, stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 2

Nadzór nad wykonaniem niniejszego Zarządzenia powierzam Sekretarzowi Gminy.

§ 3

Traci moc zarządzenie nr 0151/16/2005 Wójta Gminy Ślemień z dnia 6 maja 2005 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy Ślemień.

§ 4

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Załącznik nr 1

do zarządzenia nr 0151/14/2008

z dnia 10 marca 2008 r.

REGULAMIN ORGANIZACYJNY URZĘDU GMINY ŚLEMIEŃ

Dział I

Postanowienia ogólne

§ 1

Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy zwany w dalszym ciągu „Regulaminem” określa:

1. Organizację i zasady funkcjonowania Urzędu.

2. Zasady kierowania Urzędem.

3. Strukturę organizacyjną Urzędu.

4. Zakresy działania referatów i poszczególnych stanowisk pracy.

5. Tryb pracy Urzędu.

6. Zasady i tryb postępowania przy opracowywaniu i wydawaniu aktów prawnych.

7. Organizację przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania spraw indywidualnych oraz skarg i wniosków.

8. Organizację działalności kontrolnej.

9. Zasady podpisywania pism i decyzji.

10. Schemat organizacyjny Urzędu Gminy.

§ 2

Urząd Gminy w Ślemieniu zwany dalej „Urzędem” jest jednostką organizacyjną, przy pomocy której Wójt Gminy wykonuje zadania własne i zlecone Gminy.

§ 3

Urząd działa na podstawie:

1. Ustawy z dnia 8 marca 1990 r., o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2001 r., Nr 142, poz. 1591 z późn. zm).

2. Postanowień Statutu Gminy Ślemień.

3. Niniejszego Regulaminu Organizacyjnego Urzędu.

§ 4

Urząd jest jednostką organizacyjną pomocna przy wykonywaniu zadań:

1. Własnych Gminy.

2. Zleconych z zakresu administracji rządowej, wynikających z ustaw szczególnych lub wykonywanych na podstawie porozumienia z organami tej administracji.

Dział II

Rozdział 1

Zasady kierowania pracą Urzędu

§ 5

Pracą Urzędu kieruje Wójt przy pomocy Sekretarza Gminy.

§ 6

1. Wójt jako kierownik Urzędu wykonuje uprawnienia zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników Urzędu oraz Kierowników Gminnych Jednostek Organizacyjnych.

2. Do Wójta należy wydawanie decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej należących do Gminy.

3. Wójt może upoważnić innych pracowników Urzędu do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych, o których mowa w ust. 2.

4. Stanowisko d/s Kadr prowadzi ewidencję upoważnień, o których mowa w ust. 3.

§ 7

Sekretarz Gminy kieruje Urzędem w wypadku nieobecności Wójta z wyłączeniem Referatu finansowego, Stanowiska ds. obrony cywilnej, Urzędu Stanu Cywilnego oraz spraw personalnych.

§ 8

Rozdział 2

Zakres czynności

Sekretarz Gminy:

1. Nadzoruje pracę samodzielnych stanowisk pracy za wyjątkiem Referatu Finansowego, Stanowska ds. Obrony Cywilnej oraz Urzędu Stanu Cywilnego.

2. Zapewnia sprawne funkcjonowanie Urzędu i organizację pracy.

3. Nadzoruje funkcjonowanie kontroli wewnętrznej.

4. Nadzoruje realizację zadań przez Referat i samodzielne stanowiska pracy w zakresie ich organizacji i funkcjonowania.

5. Sprawuje nadzór nad właściwym i terminowym przygotowaniem przez Referat i samodzielne stanowiska pracy materiałów i rozstrzygnięć, będących przedmiotem decyzji i zarządzeń Wójta.

6. Spisuje ostatnią wolę spadkodawców.

7. Nadzoruje przestrzeganie przez pracowników Urzędu przepisów dotyczących tajemnicy służbowej.

8. Kontroluje terminowego przygotowywania przez pracowników Urzędu odpowiedzi na wnioski, pisma radnych, komisji, obywateli oraz wnioski i postulaty wyborców.

9. Sprawuje bezpośredni nadzór nad rozpatrywaniem i załatwianiem skarg i wniosków w Referatach i na samodzielnych stanowiskach pracy.

10. Prowadzi centralnego rejestru skarg i wniosków.

11. Prowadzi rejestr zarządzeń Wójta.

12. Nadzór nad wprowadzaniem prawidłowych danych do BIP.

§ 9

Skarbnik Gminy:

1. Kieruje pracą Referatu Finansowego Urzędu.

2. Kontroluje działalność Urzędu w zakresie realizacji wydatków i dochodów budżetu Gminy w trybie i na zasadach określonych w przepisach dotyczących zadań głównych księgowych.

3. Opracowuje projekt i kontroluje wykonanie budżetu oraz opracowuje sprawozdanie z jego wykonania.

4. Składa kontrasygnatę dokumentów prawnych powodujących powstanie zobowiązań pieniężnych.

5. Składa Wójtowi i Radzie Gminy informacje o aktualnej sytuacji finansowej Gminy.

§ 10

Kierownik Referatu:

1. Zapewnia wykonanie zadań należących do Referatu.

2. Odpowiada przed kierownictwem Urzędu za prawidłowe działanie Referatu.

3. Kontroluje pracę podległych im pracowników.

4. Zapewnia podniesienie kwalifikacji pracowników, ich dobór i prawidłowe wykorzystanie.

5. Prowadzi sprawy związane z nadzorem nad jednostkami realizującymi zadania dotyczące zakresu działania Referatu.

6. W czasie nieobecności Kierownika Referatu lub niemożności pełnienia przezeń obowiązków, funkcję Kierownika sprawuje wyznaczony pracownik.

Rozdział 3

Uprawnienia do załatwiania spraw, podpisywanie pism i decyzji

§ 11

1. Wójt podpisuje:

a) Regulamin Pracy, zarządzenia i inne akty prawne,

2. wystąpienia kierowane do Rady, organów administracji rządowej oraz organizacji społecznych i politycznych,

3. pisma do przedstawicielstw dyplomatycznych,

4. odpowiedzi na interpelacje i wnioski radnych oraz wnioski Komisji Rady i Posłów,

5. decyzje w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej,

6. odpowiedzi na skargi i wnioski,

7. materiały opracowywane przez Kierowników referatu i pracowników na sesje Rady Gminy oraz Komisje Rady,

8. pisma mające ze względu na swój charakter specjalne znaczenie, a dotyczące w szczególności:

• przyjmowania, zwalniania, awansowania, nagradzania i karania pracowników Urzędu oraz kierowników jednostek podporządkowanych,

• wniosków o nadania odznaczeń państwowych,

• podział etatów i funduszu płac,

• udzielania urlopów bezpłatnych,

• udzielanie urlopów pracowniczych.

2. W okresie nieobecności Wójta dokumenty, określone w pkt. 1, podpisuje wyznaczony pracownik na podstawie odrębnego pełnomocnictwa

§ 12

Sekretarz Gminy, Skarbnik Gminy w ramach udzielonych pełnomocnictw przez Wójta Gminy mogą podpisywać z upoważnienia Wójta decyzje i odpowiedzi na pisma.

§ 13

1. Decyzje administracyjne w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej mogą podpisywać upoważnieni przez Wójta Kierownicy i inni pracownicy.

2. Zakres spraw, o których mowa w pkt. 1 określa Wójt w drodze indywidualnego upoważnienia.

3. Korespondencję dotyczącą spraw wynikających z pozostałego zakresu działania Referatu – z wyjątkiem spraw zastrzeżonych do osobistej akceptacji Wójta – podpisuje Kierownik Referatu.

§ 14

1. Dokumenty przedstawione do podpisu osobom właściwym lub upoważnionym muszą być uprzednio na jednym egzemplarzu (a/a) parafowane przez Kierownika Referatu oraz posiadać adnotację zawierającą nazwisko i imię oraz stanowisko pracownika, który dokument opracował.

2. Umowy oraz inne dokumenty powodujące powstanie zobowiązań finansowych, wymagają parafowania przez radcę prawnego oraz kontrasygnaty Skarbnika Gminy w przypadkach określonych przepisami prawa.

§ 15

Zasady obiegu dokumentacji w Urzędzie oraz wzory pieczątek stosowanych w Urzędzie określa instrukcja kancelaryjna, a w sprawach stanowiących tajemnicę państwową, służbową i skarbową – odrębne przepisy.

Rozdział 4

Status pracowników

§ 16

Gmina zatrudnia pracowników samorządowych w ramach stosunku pracy na podstawie: wyboru, powołania, mianowania oraz umowy o pracę.

§ 17

1. Pracownikiem samorządowym zatrudnionym na podstawie wyboru jest Wójt.

2. Pracownikami samorządowymi zatrudnionymi na podstawie powołania są:

• Zastępca Wójta,

• Sekretarz Gminy,

• Skarbnik Gminy.

3. Na podstawie mianowania są zatrudnieni pracownicy na stanowiskach pracy określonych w Statucie Gminy.

4. Pozostali pracownicy są zatrudnieni na podstawie umowy o pracę.

Dział III

Organizacja Urzędu

Rozdział 1

Zasady ogólne

§ 18

1. Funkcjonowanie Urzędu odbywa się na zasadzie jednoosobowego kierownictwa, służbowego podporządkowania, podziału czynności służbowych i indywidualnej odpowiedzialności za wykonanie powierzonych zadań.

2. Zasady określone w pkt. 1 nie wykluczają możliwości funkcjonowania w Urzędzie komisji, kolegiów, zespołów projektowych, pełnomocników, doradców i innych form i struktur funkcjonalnych i zadaniowych, które mogą być powołane przez Wójta.

§ 19

1. Dla wykonywania zadań Urzędu tworzy się Referaty i samodzielne stanowiska pracy, do zadań których należą czynności określone w dziale IV i V, przepisach szczególnych lub powierzone odrębnymi poleceniami Wójta albo wynikające z zawartych porozumień.

2. Referatem kieruje kierownik a:

1. Biurem Rady Gminy – Sekretarz Gminy,

2. Urzędem Stanu Cywilnego – kierownik.

Rozdział 2

Struktura organizacyjna Urzędu

§ 20

W skład Urzędu wchodzą następujące komórki organizacyjne i stanowiska samodzielne oznaczone odpowiednimi symbolami:

1. Stanowisko d/s Organizacyjnych i Kadr /symbol OGK/,

2. Biuro Rady Gminy /symbol RG/,

3. Referat Finansowy /symbol FN/,

4. Referat d/s inwestycji, ochrony środowiska i pozyskiwania środków unijnych /symbol FZ/

5. Stanowisko d/s Ewidencji Ludności /symbol EL/,

6. Urząd Stanu Cywilnego /symbol USC/,

7. Koordynator d/s Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych /symbol AA/,

8. Pełnomocnik d/s Ochrony Informacji Niejawnych /symbol POIN/,

9. Stanowisko d/s Ochrony Cywilnej i Spraw Wojskowych /symbol OC/.

10. Stanowisko d/s Oświaty /symbol OŚ/

11. Stanowisko d/s kontroli wewnętrznej /symbol AD/

12. Sekretariat /symbol SK/

Rozdział 3

Zakresy działania referatu i samodzielnych stanowisk

I. STANOWISKO D/S ORGANIZACYJNYCH I KADR

1. W zakresie organizacji:

1) Zapewnienie sprawnej organizacji i funkcjonowania Urzędu.

2) Zapewnienie warunków obsługi obywateli przez Urząd.

3) Prowadzenie zbiorów przepisów prawnych powszechnie obowiązujących i przepisów prawa miejscowego oraz udostępnienie ich obywatelom do powszechnego wglądu w siedzibie Urzędu.

4) Upowszechnienie i wdrażanie w życie nowoczesnych metod organizacji pracy w Urzędzie.

5) Wykonywanie prac związanych z wyborami parlamentarnymi, prezydenckimi i samorządowymi w ramach prac zleconych Gminie.

2. W zakresie spraw kadrowych:

1) Prowadzenie akt osobowych pracowników Urzędu i ich ewidencji.

2) Współdziałanie z Referatem Finansowym w gospodarowaniu etatami i środkami na wynagrodzenia.

3) Organizowanie prac związanych z przeprowadzeniem okresowych ocen kwalifikacyjnych.

4) Prowadzenie spraw emerytalno – rentowych pracowników.

5) Prowadzenie całości spraw związanych z zawarcie i rozwiązaniem stosunku pracy.

6) Prowadzenie spraw związanych z awansem, wyróżnieniem i nagrodami.

7) Prowadzenie spraw związanych z wymierzaniem kar porządkowych zgodnie z kodeksem pracy.

8) Prowadzenie całości spraw związanych z urlopami, zwolnieniami, zakresami czynności, ewidencja czasu pracy.

9) Opracowywanie Regulaminu Pracy Urzędu.

10) Współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy przy zatrudnianiu osób znajdujących się w rejestrze osób bezrobotnych.

11) Prowadzenie spraw związanych z dyscypliną pracy w Urzędzie.

12) Organizowanie dyżurów w Urzędzie.

13) Zapewnianie przestrzeganie przepisów BHP.

14) Prowadzenie spraw z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony ppoż.

15) Podejmowanie działań zmierzających do łagodzenia skutków bezrobocia na terenie Gminy, współdziałając w tym zakresie z Urzędem Pracy oraz zakładami pracy.

II. BIURO RADY GMINY

1) Zapewnienie najpóźniej na 7 dni przed ustalonym terminem obrad dostarczenia radnym i stałym członkom komisji spoza Rady zawiadomienia o sesji zawierającego:

• dane o miejscu i czasie rozpoczęcia obrad,

• projekt porządku obrad,

• projekt uchwał, informacji i innych niezbędnych materiałów związanych z przedmiotem sesji.

2) Sporządzanie protokołów stanowiących urzędowy zapis przebiegu obrad sesji Rady Gminy i Komisji Rady oraz podejmowanych uchwał i rozstrzygnięć.

3) Prowadzenie rejestru uchwał Rady Gminy.

4) Przekazywanie uchwał Wójtowi w ciągu 4 dni od daty ich podjęcia – (1 komplet).

5) Prowadzenie obsługi kancelaryjno – biurowej biura Rady Gminy, a także Przewodniczącego Rady Gminy oraz radnych w sprawach wynikających z wykonywania mandatu radnego, po uzgodnieniu z Przewodniczącym Rady.

6) Przekazywanie Wójtowi treści interpelacji radnych i wniosków, na które nie udzielono wyczerpujących odpowiedzi w czasie trwania sesji.

7) Przygotowywanie – w razie potrzeby informacji dla Przewodniczącego Rady i Przewodniczących Komisji.

8) Udział w opracowywaniu uchwał Rady Gminy oraz opracowywanie i przedstawianie wniosków i opinii komisji w merytorycznych i organizacyjnych sprawach.

9) Prowadzenie interpelacji i wniosków radnych.

10) Czuwanie nad prawidłową i terminową realizacją planów pracy Rady i komisji.

11) Czuwanie nad terminowym załatwianiem wniosków Komisji oraz interpelacji i wniosków Radnych i informowanie Wójta Gminy o nieprawidłowościach z tym związanych.

12) Podejmowanie czynności zapewniających realizację wniosków.

13) Udzielanie pomocy radnym w wykonywaniu mandatu m.in. poprzez zapewnienie radnym materiałów umożliwiających uczestnictwo w sesjach, pracach komisji, w działaniu w okręgach wyborczych itp.

14) Zapewnienie obsługi prawnej Rady.

15) Organizacja wyborów ławników do sądów powszechnych.

16) Biuro Rady wykonuje swe zadania we współdziałaniu z właściwymi Referatami i stanowiskami Urzędu.

17) Wykonywanie merytorycznej kontroli dokumentów finansowych w ramach nadzoru funkcjonalnego.

III. REFERAT FINANSOWY

1. W zakresie budżetu:

1. Opracowywanie projektu budżetu wraz z przygotowaniem projektów uchwał i zarządzeń oraz czuwanie nad jego prawidłowym wykonaniem.

2. Analizowanie wykorzystania budżetu oraz wnioskowanie w sprawach zmian w budżecie w celu racjonalnego dysponowania środkami.

3. Nadzorowanie wykonania budżetu poprzez kontrolę zgodności operacji finansowych z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności dokumentów opisujących te sytuacje.

4. Zapewnienie bilansowania finansowych wydatków Gminy dochodami własnymi i zasilającymi.

5. Prowadzenie rachunkowości Urzędu Gminy zgodnie z obowiązującymi przepisami.

6. Prowadzenie obsługi kasowej i księgowej.

7. Prowadzenie analizy wykorzystania środków będących w dyspozycji Rady Gminy.

8. Opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych wydawanych przez Wójta Gminy dotyczących prowadzenia rachunkowości.

9. Gospodarowanie etatami i funduszem płac wspólnie z działem kadr.

10. Nadzorowanie i kontrolowanie działalności finansowej gminnych jednostek organizacyjnych.

11. Opracowywanie sprawozdań z wykonania budżetu i planu finansowo – rzeczowego.

12. Współdziałanie z Regionalną Izbą Obrachunkową, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, Izbą Skarbową, Urzędami Skarbowymi i innymi organami kontroli.

13. Organizowanie współpracy wszystkich jednostek organizacyjnych podległych gminie.

2. W zakresie podatków i opłat lokalnych oraz księgowości podatkowej:

1. Wnioskowanie w sprawach wysokości stawek podatków i opłat.

2. Przygotowywanie projektów uchwał w sprawach określonych w pkt.1.

3. Planowanie dochodów z podatku i opłat oraz sporządzanie harmonogramów wpływów podatkowych.

4. Dokonywanie wymiaru podatków:

a) od nieruchomości,

b) od posiadania środków transportowych,

c) podatku rolnego,

d) podatku leśnego,

e) podatku od posiadania psów

poprzez aktualizację kart (gospodarstw, lasów i nieruchomości), prowadzenie postępowania podatkowego, wydawanie decyzji administracyjnych oraz prowadzenie kontroli podatników w tym zakresie.

5. Przesyłanie do osób prawnych deklaracji podatkowych, nadzór nad terminowym ich zwrotem i prawidłowym ich uzupełnieniem oraz prowadzenie w tym zakresie postępowania podatkowego.

6. Prowadzenie kontroli prawidłowości zeznań podatkowych.

7. Prowadzenie obsługi księgowej i kasowej w zakresie podatków i opłat lokalnych.

8. Prowadzenie egzekucji administracyjnej w zakresie podatków i opłat lokalnych.

9. Rozpatrywanie podań i odwołań oraz wniosków z zakresu podatków i opłat lokalnych.

10. Opracowywanie wniosków o ukaranie do Urzędu Kontroli Skarbowej.

11. Sporządzanie sprawozdań z zakresu podatków i opłat lokalnych.

12. Wydawanie zaświadczeń o stanie majątkowym, zaleganiu bądź nie zaleganiu w podatkach i opłatach lokalnych oraz ich ewidencjonowanie.

13. Prowadzenie księgowości podatkowej.

14. Rozliczanie i kontrola inkasentów.

15. Prowadzenie dzienników obrotów należności pieniężnych.

16. Nadzorowanie terminowego wypłacania należności, wystawianie upomnień i tytułów wykonawczych.

17. Nadzorowanie inkasa należności pieniężnych z tytułu podatków i opłat lokalnych.

18. Bieżąca kontrola i aktualizacja kont podatkowych poszczególnych podatników.

3. W zakresie księgowości budżetowej:

1. Prowadzenie księgowości syntetycznej i analitycznej Organu Gminy.

2. Dekretacja i rejestracja dokumentów księgowych.

3. Uzgadnianie kont syntetycznych i analitycznych dochodów budżetowych.

4. Przygotowywanie danych do sprawozdań: miesięcznych, kwartalnych, półrocznych i rocznych.

5. Przygotowanie dowodów księgowych do zapłaty.

6. Uzgadnianie wyciągów bankowych.

7. Rozdzielanie wyciągów bankowych na poszczególne podatki i opłaty.

8. Sporządzanie list płac dla pracowników Urzędu gminy, inkasentów podatkowych, strażaków biorących udział w akcjach ratowniczych, osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia i umowy o dzieło. Przygotowanie dokumentacji do sporządzenia list płac, naliczanie, opisywanie list płac wraz z klasyfikacją budżetową, prowadzenie ewidencji list płac.

9. Prowadzenie prac związanych z ZUS-em: zgłaszanie i wyrejestrowanie z ubezpieczenia społecznego pracowników i osób pracujących na podstawie umowy zlecenia, sporządzanie imiennych raportów miesięcznych o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach ZUS P RCX, imiennych raportów miesięcznych o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek ZUS P RSA, raportów imiennych o należnych składkach na ubezpieczenie zdrowotne oraz deklaracji rozliczeniowej ZUS P DRA i w formie elektronicznej przekazanie do ZUS. Wystawianie dla pracowników raportów miesięcznych dla osoby ubezpieczonej RMUA. Sporządzanie informacji o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe ZUS P IWA.

10.Rozliczanie subwencji i dotacji celowych.

11. Prowadzenie spraw związanych z podatkiem dochodowym.

12. Uzgadnianie planu dochodów i wydatków.

13. Gospodarka środkami trwałymi.

14. Sprawozdawczość o pomocy publicznej de-niminis.

15. Prowadzenie gospodarki kasowej.

16. Sporządzanie deklaracji dotyczącej podatku VAT.

17. Prowadzenie urządzeń analitycznych i syntetycznych księgowości ZFŚS.

18. Prowadzenie kartotek lokatorów oraz dziennika obrotów czynszu.

4. W zakresie spraw gospodarczych:

1. Zaspokajanie zapotrzebowania Urzędu w środki trwałe, przedmioty nietrwałe i artykuły biurowe.

2. Prowadzenie magazynu materiałów biurowych i eksploatacyjnych.

3. Gospodarowanie zakładowym funduszem socjalnym i mieszkaniowym.

4. Prowadzenie gospodarki środkami wydzielonymi w budżecie na działalność Urzędu Gminy /papier, telefony, prenumerata, opłaty pocztowe itp./.

IV. Referat d/s inwestycji, ochrony środowiska i pozyskiwania środków unijnych

1. W zakresie działalności gospodarczej i handlowej:

1. Opracowanie założeń programowych planów gospodarczych Gminy.

2. Współpraca z przedsiębiorstwami funkcjonującymi na terenie Gminy w zakresie realizacji zadań wynikających z przyjętych przez Radę Gminy planów gospodarczych.

3. Przygotowywanie ocen, prognoz i informacji dotyczących rozwoju społeczno – gospodarczego Gminy.

4. Prowadzenie banku informacji gospodarczych z terenu Gminy.

5. Prowadzenie spraw związanych z przekształceniami własnościowymi komunalnych jednostek organizacyjnych.

6. Sprawowanie nadzoru nad gminnymi jednostkami organizacyjnymi oraz współdziałanie ze spółkami z udziałem Gminy, których celem jest prowadzenie działalności gospodarczej.

7. Przygotowywanie uchwał Rady w sprawie cen urzędowych za usługi przewozowe lokalnego transportu drogowego.

8. Realizacja zadań wynikających z przepisów o warunkach wykonywania krajowego drogowego przewozu osób.

9. Prowadzenie ewidencji działalności gospodarczej i realizacja innych zadań Gminy, które wynikają z przepisów prawa o działalności gospodarczej.

10. Współdziałanie z Sądem Rejestrowym w sprawach związanych z Krajowym Rejestrem Sądowym.

11. Wnioskowanie w sprawie określenia dni i godzin otwarcia oraz zamykania placówek handlu detalicznego, zakładów gospodarczych i zakładów usługowych dla ludności.

2. W zakresie gospodarki gruntami:

1. Nabywanie mienia komunalnego, w tym sporządzenie inwentaryzacji mienia nabywanego z mocy prawa, przygotowywanie uchwał, zlecenie operatów wartości nieruchomości, udział w negocjowaniu cen nabycia i przygotowywanie umów notarialnych.

2. Prowadzenie spraw związanych z gospodarowanym mieniem komunalnym poprzez:

• sprzedaż nieruchomości – przygotowywanie projektów uchwał, zlecenie operatów wartości, ogłaszanie przeznaczenia nieruchomości do zbycia, organizowanie przetargów oraz terminów i warunków zawierania umów sprzedaży,

• sprzedaż lokali mieszkalnych – opracowywanie zasad sprzedaży lokali mieszkalnych, zlecanie operatów wartości, przygotowywanie protokołów uzgodnień i umów notarialnych,

• przygotowywanie umów notarialnych o nadbudowę lub rozbudowę istniejących budynków komunalnych oraz decyzji o zmianie wielkości udziałów w częściach wspólnych budynku w związku z nadbudową,

• oddawanie gruntów w wieczyste użytkowanie na podstawie decyzji władz Gminy oraz w wyniku realizacji roszczeń spółdzielni i osób fizycznych wynikających z przepisów ustawy o gospodarce nieruchomościami,

• oddawanie działek na wieczyste użytkowanie,

• ustalanie opłat rocznych za użytkowanie wieczyste,

• przygotowywanie decyzji o przekształceniu prawa wieczystego użytkowania przysługującego osobom fizycznym w prawo własności,

• dzierżawa gruntów komunalnych – przygotowywanie projektów wysokości stawek, sporządzenie umów dzierżawy i naliczanie opłat,

• oddawanie nieruchomości w trwały zarząd,

• obciążanie nieruchomości.

3. Udział w postępowaniach administracyjnych prowadzonych przez administrację rządową dotyczących zwrotu wywłaszczonych nieruchomości.

4. Prowadzenie postępowań o rozgraniczenie nieruchomości.

5. Prowadzenie ewidencji mienia komunalnego.

14. Wydawanie postanowień i decyzji zawierających geodezyjny podział działek.

3. W zakresie ochrony środowiska:

1. Wydawanie zezwoleń na usunięcie drzew i krzewów z terenu nieruchomości i ustalanie opłat.

2. Odraczanie lub umarzanie, w uzasadnionych przypadkach, opłat za usunięcie drzew lub krzewów.

3. Wymierzanie kar pieniężnych za samowolne usuwanie drzew lub krzewów.

4. Zapewnienie warunków niezbędnych do realizacji przepisów o ochronie środowiska na terenie Gminy oraz sprawowanie kontroli przestrzegania tych przepisów współdziałając z Policją.

5. Ustanawianie ograniczeń co do czasu pracy lub korzystania z urządzeń technicznych oraz środków transportu, stwarzających dla środowiska uciążliwość w zakresie hałasu lub wibracji.

6. Nakazywanie użytkownikowi maszyny lub urządzenia technicznego wykonywania czynności ograniczających uciążliwość dla środowiska, a w przypadku nie zastosowania się użytkownika do nakazu - zobowiązanie go do ich unieruchomienia.

7. Udzielanie pomocy organizacjom społecznym w ich działalności w dziedzinie ochrony środowiska oraz współdziałanie z organizacjami ekologicznymi.

8. Wprowadzenie obowiązku świadczeń osobistych i rzeczowych dla celów zorganizowanej akcji społecznej na rzecz ochrony nadzwyczajnie zagrożonego środowiska.

9. Nakazywanie wykonania niezbędnych urządzeń zabezpieczających wodę przed zanieczyszczeniem lub zakaz wprowadzania ścieków do wody w przypadku wprowadzenia przez właściciela gruntu do wody ścieków nienależycie oczyszczonych.

10. Przygotowanie wniosku o odprowadzenie nadwyżki z WFOŚ i GW w przypadku 15-krotnego przekroczenia jego dochodu, liczonego na 1 mieszkańca.

11. Współpraca z podmiotami gospodarczymi zajmującymi się zagadnieniami ochrony środowiska.

12. Realizacja zadań z zakresu ochrony lasów przed szkodliwymi wpływami gazów, pyłów, odpadów i ścieków.

13. Występowanie do PIOŚ z wnioskami dotyczącymi naruszeń przepisów o ochronie środowiska przed odpadami oraz dbanie o utrzymanie porządku i czystości.

14. Przygotowywanie projektów uchwał ustalających górne stawki opłat ponoszonych przez właścicieli nieruchomości za usługi w zakresie usuwania i unieszkodliwiania odpadów komunalnych, świadczonych przez gminne jednostki organizacyjne oraz podmioty posiadające zezwolenie Wójta Gminy.

15. Wydawanie zezwoleń podmiotom innym niż gminne jednostki organizacyjne, na prowadzenie działalności polegającej na usuwaniu, wykorzystywaniu i unieszkodliwianiu odpadów komunalnych.

16. Opiniowanie zezwoleń na wytwarzanie odpadów niebezpiecznych.

17. Przygotowywanie projektów uchwał Rady o obowiązku składania informacji przez wytwarzających określone rodzaje odpadów innych niż niebezpieczne, w ilości do jednej tony rocznie.

18. Wydawanie decyzji zobowiązującej wytwarzającego odpady w ilości do jednej tony rocznie, do zmiany sposobu usuwania, wykorzystywania lub unieszkodliwiania wytworzonych odpadów.

19. W przypadku naruszania przepisów ustawy przez wytwarzającego odpady, wzywanie go do zaniechania naruszeń.

20. Wstrzymywanie – w drodze decyzji – działalności powodującej wytwarzanie odpadów.

21. Opiniowanie zezwoleń wydawanych dla odbiorcy odpadów niebezpiecznych.

22. Opiniowanie zezwoleń na przyjęcie przez odbiorcę odpadów innych niż niebezpieczne od wytwarzającego odpady, odpowiedzialności za ich usuwanie, wykorzystywanie lub unieszkodliwianie.

23. Opracowanie programu ochrony środowiska w Gminie w zakresie racjonalnego gospodarowania odpadami komunalnymi.

24. Wydawanie zgody na miejsce oraz sposób gromadzenia odpadów na terenie nie będącym składowiskiem odpadów.

25. Opiniowanie zezwoleń na składowanie odpadów niebezpiecznych na wydzielonych częściach innych (niż niebezpieczne) składowisk.

26. Przyjmowanie informacji o rodzaju i ilości odpadów umieszczanych na składowisku oraz o czasie ich składowania.

27. Sporządzanie ewidencji składowisk odpadów, miejsc gromadzenia odpadów nie wyznaczonych decyzją właściwego organu oraz składowisk nie eksploatowanych, których nie zrekultywowano i nie zagospodarowano.

28. Współpraca ze schroniskami dla bezdomnych zwierząt.

29. Zapewnienie prawidłowego i racjonalnego gospodarowania zasobami paliw i źródłami energii o lokalnym znaczeniu oraz udzielanie pomocy tym, którzy tworzą własne źródła energii.

4. W zakresie rolnictwa:

1. Przyjmowanie informacji o pojawianiu się chorób, szkodników i chwastów.

2. Wzywanie do wykonania określonych czynności lub wykonanie zastępcze.

3. Przyznawanie zasiłków właścicielom gruntów rolnych, którzy zwalczając choroby, szkodniki i chwasty ponieśli straty gospodarcze.

4. Współpraca z instytucjami działającymi w przedmiotowym zakresie rolnictwa.

5. Prowadzenie spraw związanych z hodowlą zwierząt gospodarskich.

6. Wydawanie zaświadczeń o pracy w gospodarstwie rolnym (do stażu pracy) – spisywanie oświadczeń i zeznań świadków.

7. Organizowanie i przeprowadzanie spisów rolnych w Gminie.

5. W zakresie leśnictwa:

1. Wydawanie decyzji o przeznaczeniu gruntu nieleśnego lub nieużytku do zalesiania.

2. Wydawanie zezwoleń na zalesianie gruntów rolnych, które nie zostały przeznaczone na zalesianie.

3. Występowanie z wnioskiem do Wojewody o wykonanie na koszt Państwa niektórych czynności z zakresu zagospodarowania lasów i gruntów oraz przebudowy drzewostanu, jeżeli wymaga tego interes społeczny, a koszty ich wykonania przekraczają możliwości finansowe właścicieli lasów i gruntów.

6. W zakresie łowiectwa:

1. Sprawowanie administracji w zakresie łowiectwa.

2. Przeznaczenie kwot otrzymanych z czynszu dzierżawnego za obwód łowiecki na cele społeczne Gminy oraz na hodowlę i ochronę zwierzyny.

3. Współdziałanie z dzierżawcą lub zarządcą obwodu łowieckiego w zagospodarowaniu łowieckim obszarów Gminy, a w szczególności w zakresie ochrony zwierzyny bytującej na jej terenie.

4. Przyjmowanie i przekazywanie zgłoszeń o podejrzeniu o zachorowanie zwierząt na chorobę zaraźliwą.

5. Wyznaczanie biegłych do wyceniania zwierząt zabijanych lub padłych w związku z wystąpieniem choroby zaraźliwej.

6. Ponoszenie kosztów stosowania środków ochronnych i nadzoru na obszarze Gminy w związku ze zwalczaniem choroby zaraźliwej zwierząt.

7. W zakresie remontów i utrzymania dróg oraz kanalizacji deszczowej:

1. Utrzymanie, zarządzanie i oznakowanie dróg wewnętrznych stanowiących własność Gminy.

2. Planowanie rzeczowe i finansowe remontów, modernizacji, utrzymania i ochrony dróg gminnych oraz będących w administracji zleconej.

3. Zarządzanie drogami gminnymi i drogami będącymi w administracji zleconej.

4. Orzekanie o skróceniu pasa drogowego drogi gminnej i będącej w administracji zleconej do stanu poprzedniego w razie jego naruszenia.

5. Wydawanie zezwoleń na lokalizowanie w pasie drogowym obiektów nie związanych z gospodarką drogową.

6. Wydawanie zezwoleń na zajęcie pasa drogowego i egzekwowania opłat.

7. Ustalenie miejsca, w których pobiera się opłaty za parkowanie pojazdów.

8. Opracowywanie (lub zmiana) projektów organizacji ruchu związanych z wprowadzaniem oznakowania pionowego, poziomego, sygnalizacji świetlnej i dźwiękowej dla dróg gminnych.

9. Uzgadnianie wniosków o wykorzystanie dróg w sposób szczególny (imprezy na drogach)

10. Uzgadnianie tras inwestycji liniowych (woda, kanalizacje, ciepłociąg, teletechnika) przebiegających przez drogi gminne.

11. Utrzymanie i pielęgnacja drzew i krzewów w pasach drogowych dróg gminnych.

12. Budowa i modernizacja dróg dojazdowych do gruntów rolnych.

13. Prowadzenie ewidencji dróg gminnych i obiektów mostowych położonych w ciągach tych dróg.

14. Realizacja zadań z zakresu inżynierii ruchu.

15. Przeprowadzanie okresowych kontroli stanu dróg i obiektów mostowych.

16. Wprowadzanie ograniczeń bądź zamykanie dróg i drogowych obiektów mostowych dla ruchu oraz wyznaczanie objazdów, gdy występuje bezpośrednie zagrożenie bezpieczeństwa osób lub mienia.

17. Planowanie i prowadzenie akcji zimowego utrzymania dróg gminnych.

18.Utrzymanie czystości placów i parkingów.

19. Eksploatacja i modernizacja oświetlenia ulicznego wraz z uwzględnieniem realizacji programu wymiany lamp oświetleniowych na energooszczędne.

8. W zakresie prawa wodnego:

1. Realizacja zadań w zakresie utrzymania i remontów kanalizacji deszczowej.

2. Zatwierdzanie ugody zmieniającej stosunki wodne.

3. Rozstrzyganie sporów o przywrócenie stosunków wodnych na gruntach do stanu poprzedniego.

4. Nakazywanie przywrócenia stosunków wodnych na gruntach do stanu poprzedniego lub wykonanie

urządzeń zapobiegających szkodom lub nakładania obowiązku zapłaty odszkodowania.

5. Wydawanie pozwoleń wodno – prawnych na zwykłe korzystanie z cudzej wody.

6. Ochrona przed powodzią.

7. Ograniczanie na określonym obszarze pobierania wody do innych celów niż zaopatrzenie ludności.

8. Zatwierdzanie statutu spółki wodnej utworzonej na mocy porozumienia.

9. Nadawanie statutu spółce wodnej utworzonej na podstawie decyzji.

10. Zatwierdzanie uchwały zgromadzenia o rozwiązaniu spółki wodnej dla spółek wodnych utworzonych do wykonywania działalności nie wymagającej pozwolenia wodno – prawnego.

11. Sprawowanie nadzoru i kontroli nad działalnością spółek wodnych i ich związków.

12. Podwyższanie składek i innych świadczeń w odniesieniu do spółek utworzonych do wykonywania działalności nie wymagającej pozwolenia wodno – prawnego.

13. Zobowiązanie do wykonania prac zabezpieczających przed powodzią lub dostarczanie posiadanych materiałów.

14. Przyznawanie odszkodowań za straty z tytułu ochrony przed powodzią.

15. Zapewnienie na terenie Gminy zasobów wody do celów gaśniczych i sprawnego funkcjonowania urządzeń komunalnych

16. Zakładanie i rozszerzanie cmentarzy komunalnych.

17. Decydowanie o zamknięciu cmentarza.

18. Utrzymanie i zarządzanie cmentarzami komunalnymi.

19. Wydawanie decyzji o przeznaczeniu terenu cmentarnego na inny cel, po upływie 40 lat od ostatniego pochowania.

20. Organizowanie i sprawowanie opieki nad grobami i cmentarzami wojennymi oraz pomnikami i tablicami pamięci.

9. W zakresie budownictwa, inwestycji i remontów:

1. Sprawowanie nadzoru i kontroli nad przestrzeganiem prawa budowlanego, a w szczególności:

• zgodności zagospodarowania terenu z miejscowymi planami zagospodarowania przestrzennego oraz wymaganiami ochrony środowiska,

• warunków bezpieczeństwa ludzi i mienia w rozwiązaniach przyjętych w projektach budowlanych, przy wykonywaniu robót budowlanych oraz utrzymywania obiektów budowlanych,

• zgodności rozwiązań architektoniczno – budowlanych z przepisami techniczno – budowlanymi obowiązującymi Polskimi Normami oraz zasadami wiedzy technicznej,

• właściwego wykonywania samodzielnych funkcji technicznych w budownictwie,

• wprowadzenie do obrotu i stosowania wyrobów budowlanych dopuszczonych do obrotu i stosowania w budownictwie.

2. Wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach określonych ustawą.

3. Prowadzenie spraw nazewnictwa ulic i placów.

4. Prowadzenie rejestru nadania nr dla nieruchomości stanowiących budynki mieszkalne.

5. Planowanie zadań inwestycyjnych na terenie Gminy przy współudziale właściwych wydziałów Urzędu,

realizowanie tych zadań oraz sprawowanie nadzoru inwestorskiego, w tym:

• przygotowanie inwestycji oraz przygotowanie dokumentacji inwestycyjnej wraz z wymaganymi uzgodnieniami, zatwierdzaniem i uzyskiwaniem pozwolenia na budowę,

• zawieranie umów o opracowanie dokumentacji i wykonawstwo inwestycyjne,

• realizowanie zadań w zakresie koordynowania procesów inwestycyjnych w Gminie i współdziałanie z inwestorami zastępczymi w tym zakresie,

• udział w naradach i komisjach dotyczących realizowanych inwestycji,

• sprawowanie nadzoru nad realizacją zaplanowanych inwestycji i rozliczenie ich pod względem rzeczowym i finansowym.

6. Kontrola działalności inwestycyjnej prowadzonej przez zakłady budżetowe /planowanie i rozliczanie zakresu rzeczowego inwestycji/.

7. Wyposażanie gruntów wchodzących do zasobów w urządzenia komunalne oraz niezbędne sieci uzbrajania terenu.

10. W zakresie prawa zamówień publicznych:

1. Realizacja ustawy prawo zamówień publicznych przy wykonywaniu zadań własnych Gminy, zadań zleconych i powierzonych.

2. Prowadzenie całości dokumentacji związanej z przetargami i udzielonymi zamówieniami publicznymi (oferty, ogłoszenia, zapytania o cenę, specyfikacja techniczna warunków zamówieniami-protokoły komisji, odwołania, korespondencja z Urzędem Zamówień Publicznych)

3. Prowadzenie rejestru zamówień publicznych.

4. Obsługa techniczna komisji przetargowej.

5. Przygotowanie umów zawieranych przez Gminę na dostawy, roboty i usługi budowlane i prowadzenie ich rejestru.

11. W zakresie pozyskiwania środków unijnych:

1. Monitorowanie rządowych i unijnych programów pomocowych.

2. Przygotowanie wniosków o środki unijne dla gminy

3. Realizacja, rozliczanie i sprawozdawczość wniosków aplikacyjnych.

4. Nawiązanie i stałe podtrzymywanie kontaktów z polskimi i międzynarodowymi instytucjami integracyjnymi i unijnymi.

5. Gromadzenie, katalogowanie i aktualizacja informacji na temat możliwości pozyskiwania środków unijnych dla zainteresowanych podmiotów

12. W zakresie gospodarczym:

1. Zarządzanie budynkami administracyjnymi Urzędu, gospodarowanie lokalami biurowymi ogólno- użytkowymi w tych budynkach oraz prowadzenie kapitalnych i bieżących remontów.

2. Zapewnienie sprawnego funkcjonowania instalacji technicznej w budynkach Urzędu.

3. Zapewnienie ochrony budynków administracyjnych Urzędu przed kradzieżą i pożarem oraz zawieranie umów o ich ubezpieczenie.

13. W zakresie planowania przestrzennego:

1. Przygotowywanie projektów uchwał w sprawie opracowania wiejskiego planu obszarów funkcjonalnych wykraczających poza obszar jednostki podziału administracyjnego, gdy podjęcie takich uchwał uzasadniają ustalenia planów: krajowego i wojewódzkiego.

2. Sporządzenie projektów studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego Gminy.

3. Udostępnienie studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego do wglądu.

4. Podawanie do publicznej wiadomości w prasie lokalnej lub w inny sposób zwyczajowo przyjęty ogłoszeń:

• o przystąpieniu do sporządzenia miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego,

• o wyłożeniu projektu miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego do publicznego wglądu.

5. Uzgadnianie projektu miejscowego planu z właściwymi organami.

6. Dokonywanie okresowej oceny skutków zmian w zagospodarowaniu przestrzennym, wynikających z realizacji miejscowego planu i na tej podstawie ocenianie aktualności tego planu.

7. Wydawanie decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowaniu terenu oraz prowadzenie rejestru wydawanych decyzji w sposób określony przez przepisy prawa / dla wszystkich rodzajów inwestycji/

8. Opiniowanie pod względem urbanistyczno-architektonicznym projektów pomników i innych dzieł plastycznych, urządzeń przeznaczonych do umieszczania w miejscach publicznych a wpływających na wygląd obiektów budowlanych i Gminy.

9. Przygotowywanie konkursów na koncepcje urbanistycznych lub architektonicznych rozwiązań, inwestycji szczególnie dla Gminy istotnych.

10. Opiniowanie ustanowionych stref ochronnych i sposobu ich zagospodarowania.

11. Opiniowanie zmian sposobu wykorzystania terenu bez dokonania inwestycji.

12. Wydawanie zaświadczeń o kwalifikacji terenów w planie zagospodarowania przestrzennego.

13. Wydawanie wyrysów i wypisów z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego i prowadzenie rejestrów w sprawach, o których mowa w pkt. 12 i 13.

14. W zakresie spraw mieszkaniowych:

1. Realizacja polityki mieszkaniowej na terenie Gminy zgodnie z obowiązującymi przepisami poprzez:

1). Zapewnienie właściwego i prawidłowego wykorzystania zasobów mieszkaniowych.

2). Zabezpieczenie lokali na rzecz osób pozbawionych mieszkań na skutek klęski żywiołowej.

3). Zarządzanie budynkami mieszkalnymi i użytkowymi poprzez:

a) administrowanie i gospodarowanie zasobami, terenami i urządzeniami przydomowymi oraz środkami przeznaczonymi do eksploatacji /umowy najmu, czynsze, opłaty, ewidencje/ konserwacja, remonty bieżące i kapitalne

2. Roczne rozliczanie kosztów mieszkań własnościowych zgodnie z ustawą o własności lokali.

3. Wydawanie i przyjmowanie wniosków przydziału mieszkań oraz ich kwalifikacja.

4. Wyrażanie zgody na dobrowolną zamianę mieszkań.

5. Wyrażanie zgody na podnajem w całości lub części lokalu mieszkalnego bądź też w bezpłatne używanie.

6. Usuwanie sprawców samowolnego zajęcia lokali.

7. Wydawanie nakazów udostępniających wejście do lokalu.

8. Przydzielanie lokali mieszkalnych i pomieszczeń przynależnych.

9. Przydzielanie lokali socjalnych i zamiennych.

10. Prowadzenie spraw związanych z działalnością Komisji Mieszkaniowej.

11. Wyrażanie zgody na przebudowę mieszkania.

12. Zawieranie umów na adaptację pomieszczeń niemieszkalnych na mieszkania.

13. Przekwaterowanie osób z budynków przeznaczonych do rozbiórki lub remontu.

14. Uregulowanie uprawnień do lokalu osób z budynków przeznaczonych do rozbiórki lub remontu.

15. Prowadzenie bieżących spraw związanych z gospodarką mieszkaniową.

16. Wydawanie i przyjmowanie wniosków na dodatki mieszkaniowe.

17. Wyliczanie wysokości dodatków.

18. Wydawanie decyzji o przyznaniu bądź odmowie przyznania dodatku mieszkaniowego oraz decyzji wstrzymującej wypłatę dodatku mieszkaniowego.

19. Wyrywkowa kontrola wniosków na dodatki mieszkaniowe pod kątem prawidłowych danych podanych

przez wnioskodawców do rozliczeń.

V. STANOWISKO D/S EWIDENCJI LUDNOŚCI

1. W zakresie dowodów osobistych:

1) Przyjmowanie wniosków o wydanie dokumentów stwierdzających tożsamość i prowadzenie rejestru w tym zakresie.

2) Wydawanie dokumentów stwierdzających tożsamość oraz prowadzenie całości dokumentacji i prowadzenie rejestru w tym zakresie.

3) Prowadzenie rejestru utraconych dowodów osobistych oraz wydawanie zaświadczeń o ich utracie.

4) Prowadzenie kopert osobowych mieszkańców Gminy Ślemień.

5) Prowadzenie kopert osobowych osób zmarłych.

6) Prowadzenie rejestru wypożyczonych kopert osobowych.

7) Współpraca z innymi gminami w w/w zakresie.

2. W zakresie ewidencji ludności:

1) Przyjmowanie i ewidencjonowanie zgłoszeń pobytów stałych i czasowych.

2) Prowadzenie całości spraw związanych z ewidencją ludności na kartach mieszkańca oraz w komputerze.

3) Przyjmowanie zgłoszeń wymeldowania z pobytu stałego i czasowego oraz prowadzenie rejestru w tym zakresie.

4) Prowadzenie postępowań i wydawanie decyzji dotyczących zameldować i wymeldować.

5) Wykonywanie zadań w zakresie wojskowego obowiązku meldunkowego.

6) Sporządzanie wykazu osób zmarłych dla urzędu skarbowego.

7) Wydawanie poświadczeń zamieszkania.

8) Prowadzenie i aktualizacja kart KOM mieszkańców gminy oraz wprowadzanie i aktualizacja spraw związanych z ewidencją ludności w komputerze.

9) Przyjmowanie zgłoszeń oraz prowadzenie rejestru zmian danych osobowych mieszkańców gminy w wyniku wpływu dokumentów USC (akty zgonu, akty zawartych małżeństw, akty rozwiązanych czy unieważnionych małżeństw) oraz decyzji administracyjnych: meldunkowych, zmiany imienia czy nazwiska, utraty obywatelstwa.

10) Prowadzenie rejestru aktów urodzeń będących podstawą zameldowania na pobyt stały i nadania nr PESEL.

11) Udzielania informacji adresowych i osobowych na wniosek zainteresowanych.

12) Sporządzanie wykazu dzieci podlegającemu obowiązkowi szkolnemu.

13) Prowadzenie i aktualizacja rejestru wyborców.

14) Sporządzanie spisu wyborców oraz współpraca z Krajowym Biurem Wyborczym.

15) Dokonywanie wpisów numerów książeczek wojskowych w karty osobowe mieszkańca.

16) Wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach zameldowania i wymeldowania.

17) Przyjmowanie zgłoszeń meldunkowych cudzoziemców i prowadzenie rejestru w tym zakresie.

18) Sporządzanie i przekazywanie informacji w systemie PESEL.

19) Współdziałanie z Departamentem Rejestrów państwowych MSWiA w sprawie nadawania nr PESEL.

20) Współpraca z organami ścigania i wymiaru sprawiedliwości w zakresie wypożyczania kopert osobowych mieszkańców oraz wystąpienia o przeprowadzenie kontroli meldunkowej.

21) Współpraca z innymi gminami w w/w zakresie.

3. W zakresie zbiórek publicznych, zgromadzeń i imprez:

1. Wydawanie decyzji o zbiórkach publicznych przeprowadzonych na terenie Gminy.

2. Prowadzenie postępowania w sprawach zgromadzeń.

3. Sprawy związane z repatriacją.

4. Przyjmowanie zawiadomień od podmiotów prowadzących działalność kulturalną o organizowaniu imprez artystycznych i rozrywkowych odbywających się poza ich stałą siedzibą albo w sposób objazdowy, a mający mieć miejsce na terenie Gminy.

5. Wydawanie decyzji o zakazie odbycia imprezy artystycznej lub rozrywkowej w sytuacjach określonych przepisami prawa.

6. Wydawanie zezwoleń /w formie decyzji administracyjnej/ na przeprowadzenie imprezy masowej lub odmowa jej wydania.

VI. URZĄD STANU CYWILNEGO

1. W zakresie prawa o aktach stanu cywilnego:

1) Prowadzenie rejestracji stanu cywilnego, z tego:

• urodzeń – w tym: sprawy dotyczące przysposobienia dzieci, przyjmowania oświadczeń o pochodzeniu dziecka, o zmianie imienia dziecka, decyzji sądów dotyczących ustalenia, zaprzeczenia ojcostwa,

• małżeństw - w tym: decyzji Sądów dotyczących rozwodów, separacji, zmiany płci, wydawanie zaświadczeń o zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa poza granicami kraju, wydawanie zaświadczeń stwierdzających brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa wyznaniowego,

• zgonów oraz innych zdarzeń, które mają wpływ na stan cywilny osób.

2) Sporządzanie aktów stanu cywilnego: urodzeń, małżeństw, zgonów.

3) Prowadzenie ksiąg stanu cywilnego: urodzeń, małżeństw, zgonów.

4) Prowadzenie akt zbiorczych urodzeń, małżeństw, zgonów.

5) Prowadzenie rejestracji innych wydarzeń, które mają wpływ na stan cywilny osób.

6) Wydawanie odpisów skróconych i zupełnych aktów stanu cywilnego na wniosek i z urzędu.

7) Przesyłanie książeczek wojskowych osób zmarłych do Wojskowej Komendy Uzupełnień.

8) Przesyłanie dowodów osobistych osób zmarłych do właściwych organów.

9) Przesyłanie przypisków do innych urzędów stanu cywilnego.

10) Przesyłanie aktów stanu cywilnego do organów ewidencji ludności.

11) Dokonywanie przypisków w aktach stanu cywilnego.

12) Prowadzenie postępowań i wydawanie decyzji dotyczących sprostowań i uzupełnień aktów stanu cywilnego.

13) Odtwarzanie treści aktów stanu cywilnego.

14) Transkrypcja – odtwarzanie aktów zdarzeń cywilnych, które miały miejsce za granicą kraju.

15) Uzupełnianie aktów transkrybowanych bądź odtwarzanych.

16) Opracowywanie wniosków na medale za długoletnie pożycie małżeńskie przyznawane przez Prezydenta RP.

17) Prowadzenie i przekazywanie statystyki urodzeń, małżeństw i zgonów.

2. W zakresie prawa prywatnego międzynarodowego:

Stosowanie w codziennej praktyce Urzędu prawa właściwego dla międzynarodowych stosunków osobistych w zakresie prawa cywilnego, rodzinnego określonego ustawą w tym zakresie.

3. W zakresie kodeksu rodzinnego i opiekuńczego:

1) Przyjmowanie oświadczeń o:

• wstąpieniu w związek małżeński,

• braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa oraz zezwoleń na zawarcie małżeństwa przed upływem miesięcznego terminu oczekiwania,

• stwierdzenie legalizacji procesowej do wystąpienia do Sądu w sprawach możliwości lub niemożliwości zawarcia małżeństwa,

• wyborze nazwiska jakie będą nosić małżonkowie i dzieci zrodzone w małżeństwie,

• uznaniu dziecka,

• uznaniu dziecka w wypadku grożącego niebezpieczeństwa,

• nadanie dziecku nazwiska męża matki,

• powrocie rozwiedzionego małżonka /małżonki/ do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa,

• wskazywanie kandydata na opiekuna prawnego, powiadomienie Sądu opiekuńczego o zdarzeniu uzasadniającym wszczęcie postępowania z urzędu.

2) Wydawanie zezwoleń na zawarcie małżeństwa przed upływem miesięcznego terminu oczekiwania.

VII. KOORDYNATOR D/S PROFILAKTYKI I PRZECIWDZIAŁANIA PROBLEMOM ALKOHOLOWYM

1. Koordynowanie i nadzór nad realizacją zawartych zadań w Gminnym Programie Profilaktyki i Rozwiązania Problemów Alkoholowych, w tym:

1) Przygotowanie gminnego programu profilaktyki i rozwiązania problemów alkoholowych.

2) Przygotowywanie preliminarza wykonania programu.

3) Podejmowanie działań sprzyjających racjonalnemu ograniczaniu dostępności do alkoholu.

4) Kontrola w zakresie przestrzegania przepisów ustawy i uchwał Rady Gminy w w/w zakresie.

5) Wspieranie, współpraca z ośrodkami i środowiskami w zakresie profilaktyki i problemów alkoholowych.

6) Prowadzenie stałego punktu konsultacyjno-informacyjnego w w/w zakresie.

7) Profilaktyka w środowisku podwyższonego ryzyka.

8) Edukacja społeczna na temat problemów alkoholowych.

9) Procedura zobowiązania do poddania się leczeniu odwykowemu.

2. Prowadzenie stałego punktu interwencyjnego dla osób i rodzin z problemem alkoholowym.

3. Kierowanie pracami Komisji d/s Rozwiązywania Problemów Alkoholowych i zapewnianie jej obsługi administracyjno - biurowej .

4. Prowadzenie wywiadów środowiskowych wobec osób nadużywających alkoholu.

5. Współpraca z ośrodkami leczenia uzależnień.

6. Wydawanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych.

7. Naliczanie opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych.

VIII. PEŁNOMOCNIK D/S INFORMACJI NIEJAWNYCH

1. Zadania ogólne:

1) Przeprowadzanie zwykłych postępowań sprawdzających i wydawanie poświadczeń bezpieczeństwa na

poziomie Zastrzeżone i Poufne.

2) Przechowywanie akt zakończonych postępowań sprawdzających.

3) Prowadzenie wykazu stanowisk i prac zleconych oraz osób dopuszczonych do pracy lub służby na stanowiskach z którymi wiąże się dostęp do informacji niejawnych.

4) Sporządzenie planów ochrony.

5) Opracowywanie planu postępowania z materiałami zawierającymi informacje niejawne w przypadkach wprowadzenia stanu nadzwyczajnego.

6) Wyjaśnianie okoliczności naruszania przepisów bezpieczeństwa informacji niejawnych.

7) Organizacja wewnętrznych kontroli stanu bezpieczeństwa informacji niejawnych i szkolenie pracowników w zakresie przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych.

8) Współpraca z jednostkami i komórkami organizacyjnymi służb państwa oraz informowanie Wójta Gminy o przebiegu tej współpracy.

9) Kierowanie pionem ochrony i nadzorowanie kancelarii tajnej.

10) Opracowanie szczegółowych wymagań w zakresie ochrony informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „zastrzeżone”.

2. Pion Ochrony:

1) Zapewnienie ochrony informacji niejawnych.

2) Ochrona systemów i sieci teleinformatycznych.

3) Zapewnienie ochrony fizycznej Urzędu Gminy.

4) Kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych.

5) Okresowa kontrola ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów.

6) Opracowywanie planów ochrony Urzędu Gminy i nadzorowanie jego realizacji.

7) Szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych.

3. Kancelaria Tajna - Kierownik Kancelarii:

1) Przyjmowanie, rejestrowanie, przechowywanie, przekazywanie i wysyłanie dokumentów oznaczonych klauzulą “poufne” i „zastrzeżone”.

2) Prowadzenie rejestru dokumentów:

• dziennik korespondencji dokumentów oznaczonych klauzulą “poufne” i „zastrzeżone”,

• książka doręczeń przesyłek miejscowych,

• dziennik ewidencji wykonanych dokumentów,

• wykaz przesyłek nadawanych,

• rejestr teczek dokumentów niejawnych, dzienników i książek ewidencyjnych.

IX. STANOWISKO D/S OBRONY CYWILNEJ I SPRAW WOJSKOWYCH

1. W zakresie obrony cywilnej:

1) Opracowanie i bieżąca aktualizacja planów obrony cywilnej Gminy na wypadek ”P” oraz “W”.

2) Prowadzenie i aktualizacja ewidencji terenowej formacji OC.

3) Nadzór merytoryczny oraz pomoc przy opracowywaniu planów OC w zakładach pracy oraz w szkołach .

4) Współpraca z Wydziałem Zarządzania Kryzysowego Urzędu Wojewódzkiego oraz Starostwem Powiatowym i podmiotami gospodarczymi w zakresie całości spraw z zakresu OC i ochrony ludności.

5) Organizowanie szkoleń z zakresu powszechnej samoobrony a także szkoleń formacji OC.

6) Udział w ćwiczeniach i szkoleniach organizowanych przez szczebel powiatowy, wojewódzki i krajowy oraz opracowanie niezbędnej dokumentacji.

7) Udział w przygotowaniu i zapewnieniu działania systemów powszechnego ostrzegania, alarmowania i wykrywania skażeń w tym wczesnego ostrzegania w czasie pokoju.

8) Opracowanie planów ewakuacji /przejęcia ludności/ na wypadek czasu “P” i “W”.

9) Zabezpieczenie istniejących formacji w sprzęt techniczno-wojskowy.

10) Utrzymanie bieżąca konserwacja ukryć zabezpieczających /istniejących/ oraz planowanie adaptacji podpiwniczeń na ukrycie zabezpieczające.

11) Prowadzenie ewidencji i dokumentacji urządzeń specjalnych istniejących, okresowa ich kontrola, zapewnienie sprawności.

12) Wykonywanie dokumentacji operacyjnej do udziału w akcjach ratunkowych czasu “P” i “W”.

13) Prowadzenie magazynu sprzętu OC jednostki własnej, ewidencja posiadanego sprzętu, konserwacja, nadzór nad sprzętem OC znajdującym się w magazynach zakładów pracy.

14) Kontrola całości spraw OC w podmiotach gospodarczych.

15) Prowadzenie całości spraw z zakresu świadczeń na rzecz obrony, nakładanie świadczeń, wydawanie decyzji, prowadzenie rejestru.

16) Planowanie i aktualizacja zadań obrony w zakresie OC.

17) Przygotowanie stanowiska kierowania dla organu wykonawczego gminy i stałego dyżuru na czas zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa państwa i wojny.

18) Przyjmowanie zgłoszeń o odnalezieniu niewybuchu, organizacja jego usunięcia.

19) Realizacja zadań z zakresu ochrony przeciwpożarowej w tym:

• sprawowanie nadzoru nad ochroną p.pożarową w stosunku do jednostek organizacyjnie podporządkowanych Urzędowi Gminy,

• zapewnienie ochotniczym strażom pożarnym środków, pomieszczeń, urządzeń i umundurowania,

• utrzymanie, wyposażenie i zapewnienie gotowości bojowej OSP,

• dokonywanie ubezpieczeń członków OSP oraz pojazdów,

• wnioskowanie w sprawie powołania Komendanta Gminnego OSP.

2. W zakresie zadań powszechnego obowiązku obrony RP:

1) Przygotowanie i prowadzenie rejestracji przedpoborowych, prowadzenie rejestru przedpoborowych.

2) Sporządzanie wykazów poborowych, aktualizowanie wydruków komputerowych.

3) Rozpowszechnianie obwieszczeń i wysyłanie imiennych zawiadomień o poborze.

4) Poszukiwanie poborowych, którzy nie stawili się do poboru oraz osób o nie uregulowanym stosunku do służby wojskowej – prowadzenie aktualnej ewidencji.

5) wykonywanie zadań w zakresie wojskowego obowiązku meldunkowego.

6) Zorganizowanie doręczenia i doręczenie kart powołania do odbycia ćwiczeń wojskowych przeprowadzonych w trybie natychmiastowego stawiennictwa oraz do czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny.

7) Prowadzenie spraw związanych z reklamowaniem osób od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i wybuchu wojny.

8) Orzekanie o konieczności sprawowania przez żołnierzy oraz osoby spełniające zastępczo obowiązek służby wojskowej bezpośredniej opieki nad członkiem rodziny oraz uznania ich za jedynych żywicieli rodzin.

9) Przyznawanie należności i opłat mieszkaniowych żołnierzom uznanym za jedynych żywicieli rodziny oraz żołnierzom samotnym w okresie odbywania przez nich służby wojskowej.

10) Opracowywanie i ciągła aktualizacja dokumentacji dla prowadzenia akcji kurierskiej, szkolenia kurierów.

11) Doskonalenie się w posługiwaniu tabelą kodową osób upoważnionych.

X. STANOWISKO D/S OŚWIATY

1. Współdziałanie z dyrektorami placówek oświatowych.

2. Przygotowywanie i prowadzenie dokumentacji i procesu związanego z tworzeniem, prowadzeniem i likwidacją placówki oświatowej.

3. Przygotowywanie aktów założycielskich i statutów nowo zakładanych placówek oświatowych.

4. Przeprowadzanie procesu mianowania nauczycieli placówek oświatowych.

5. Organizowanie konkursów na stanowiska kierownicze placówek oświatowych.

7. Prowadzenie całości spraw związanych z przyjmowaniem wniosków i wydawaniem decyzji związanych z przyznawaniem stypendium szkolnego dla uczniów z terenu gminy Ślemień oraz rozliczaniem dotacji przyznawanej na ten cel.

8. Prowadzenie całości spraw związanych z przyjmowaniem wniosków i wydawaniem decyzji związanych z przyznawaniem dopłat dla pracodawców za kształcenie młodocianych pracowników z terenu gminy Ślemień oraz rozliczaniem dotacji przyznawanej na ten cel.

9. Prowadzenie całości spraw związanych z przyznawaniem tzw. „wyprawki szkolnej” oraz rozliczanie dotacji na ten cel.

10. Rozliczanie innych dotacji celowych z oświaty.

11. Kontrolowanie realizacji obowiązku nauki uczniów w wieku od 16 – 18 lat z terenu gminy Ślemień.

12.Współpraca z organem nadzoru pedagogicznego – Kuratorium Oświaty oraz przyjmowanie do wykonania zaleceń organu sprawującego nadzór pedagogiczny.

14. Organizowanie dowozu do szkoły.

13. Sprawozdawczość oświatowa.

XI. STANOWISKO DS. KONTROLI WEWNĘTRZNEJ

1. Sporządzanie planu kontroli finansowej na dany rok dla Urzędu Gminy i podległych jednostek organizacyjnych.

2. Przygotowanie wewnętrznych przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej gminy (polityka rachunkowości).

3. Udzielanie instruktarzu służbom finansowym.

4. Przeprowadzenie kontroli na zewnątrz, tj.: weryfikacja podatku od nieruchomości, opłaty od posiadania psów.

5. Przeprowadzanie kontroli wewnętrznej w Urzędzie Gminy i podległych jednostkach organizacyjnych w zakresie:

1. przeprowadzania wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych  i dokonywania wydatków,

2. badania i porównania stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania i gromadzenia środków finansowych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków oraz udzielania zamówień publicznych,

3. prowadzenia gospodarki finansowej oraz stosowania procedur dotyczących procesów, o których mowa w pkt. b,

6. Przedstawienie Wójtowi wyników kontroli i wniosków pokontrolnych.

7. Przeprowadzanie kontroli realizacji zaleceń pokontrolnych.

8. Prowadzenie dokumentacji z przeprowadzonej kontroli.

XII.SEKRETARIAT:

1) Prowadzenie obsługi kancelaryjnej Sekretariatu Wójta i Biura Podawczego.

2) Zapewnienie sprawnej obsługi petentów.

3) Prowadzenie obsługi centrali telefonicznej i faksu.

4) Prowadzenie rejestru całości korespondencji oraz jej wysyłka.

5) Prowadzenie archiwum zakładowego.

Dział IV

Ogólne zasady działania referatu i samodzielnych stanowisk pracy

Rozdział 1

Wspólne zadania referatu i samodzielnych stanowisk

§ 21

Do wspólnych zadań Referatów i samodzielnych stanowisk należy w szczególności:

1) załatwianie spraw z zakresu administracji,

2) podejmowanie inicjatyw i opracowywanie projektów niezbędnych aktów prawnych wydawanych przez Wójta oraz projektów uchwał i innych materiałów wnoszonych pod obrady Rady Gminy - związanych z działalnością referatów,

3) przygotowywanie okresowych ocen, analiz, informacji i sprawozdań,

4) rozpatrywanie skarg, wniosków oraz interpretacji radnych i wniosków według właściwości,

5) zapewnienie właściwej i terminowej realizacji zadań, w tym zakresie zamówień publicznych oraz udzielania dotacji, w oparciu o odrębny regulamin,

6) współdziałanie z organami administracji rządowej i samorządu terytorialnego,

7) opracowywanie propozycji do projektów programów rozwoju w zakresie swojego działania,

8) realizacja strategii rozwoju Gminy oraz inicjowanie i podejmowanie przedsięwzięć organizacyjnych w celu zapewnienia właściwej realizacji zadań określonych w strategii, a wykonywanych ze środków pozabudżetowych oraz przez jednostki zewnętrzne,

9) organizowanie wykonania lub wykonywanie uchwał Rady Gminy i zarządzeń Wójta oraz zadań wynikających z innych aktów prawnych,

10) wykonywanie we własnym zakresie czynności o charakterze administracyjnym, techniczno - kancelaryjnym,

11) wykonywanie w ramach powierzonego zakresu czynności funkcji kontrolnych,

12) realizacji innych zadań na polecenie przełożonych,

13) współdziałanie z gminnymi jednostkami organizacyjnymi umożliwiające szybkie i jednolite załatwianie prowadzonych spraw,

14) opracowywanie i przedstawianie koncepcji i rozwiązań, dotyczących organizacji referatów.

Rozdział 2

Zadania nadzorcze nad gminnymi jednostkami organizacyjnymi

§ 22

1. Referaty i samodzielne stanowiska pracy realizują w imieniu Wójta uprawnienia nadzorcze nad działalnością gminnych jednostek organizacyjnych. Wójt w drodze zarządzenia określi merytorycznie podporządkowanie ustalone niniejszym regulaminem.

2. W stosunku do gminnych jednostek organizacyjnych odpowiednie Referaty i ich kierownicy w szczególności;

1. prowadzą postępowanie przygotowawcze poprzedzające utworzenie bądź łączenie, podział albo likwidację gminnych jednostek organizacyjnych,

2. opracowują projekty statutów oraz uchwał Rady Gminy w sprawie zatwierdzenia statutów gminnych jednostek organizacyjnych,

3. wnioskują w sprawie powoływania i odwoływania kierownika jednostki organizacyjnej,

4. sprawują nadzór i kontrolę nad działalnością tych jednostek,

5. przygotowują projekty uchwał w sprawie zatwierdzania wysokości nagród, premii oraz proponują lub opiniują wysokość przeszeregowania pracowników gminnych jednostek organizacyjnych.

Rozdział 3

Zasady współdziałania Urzędu z Radą Gminy.

§ 23

1. Interpelacje i wnioski zgłaszane na sesji Rady Gminy lub pisemnie w okresie pomiędzy sesjami oraz wnioski komisji Rady Gminy podlegają rejestracji w rejestrach prowadzonych przez Biuro Rady Gminy.

2. Pracownicy Urzędu rejestrują wpływające interpelacje i wnioski radnych oraz wnioski komisji Rady Gminy w spisie spraw założonych zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt :

• interpelacje i wnioski radnych,

• wnioski komisji Rady Gminy.

§ 24

1. Po zarejestrowaniu interpelacje i wnioski radnych oraz wnioski komisji Rady Gminy przekazywane są z Biura Rady Gminy do Wójta, który podejmuje decyzję o skierowaniu interpelacji radnych oraz wniosków komisji Rady Gminy do swojego zastępcy oraz właściwego pracownika.

2. Wójt przekazują interpelacje i wnioski radnych oraz wnioski komisji Rady Gminy do właściwego Referatu lub załatwia je osobiście.

§ 25

1. Przygotowanie projektu odpowiedzi na interpelacje i wnioski radnych i wnioski komisji Rady Gminy

należy do właściwego samodzielnego stanowiska.

2. Kierownik referatu oraz pracownicy zajmujący samodzielne stanowiska odpowiedzialni są za właściwe

i terminowe udzielanie odpowiedzi na interpelacje i wnioski radnych oraz wnioski komisji Rady Gminy.

3. Jeżeli interpelacje i wnioski radnych oraz wnioski komisji Rady Gminy dotyczące zakresu działania gminnej jednostki organizacyjnej lub osoby prawnej z udziałem Gminy, pracownik współdziałający z daną jednostką zasięga jej opinii.

Dział V

Czas pracy Urzędu Gminy

§ 26

Czas pracy Urzędu określa Regulamin Pracy Urzędu.

Dział VI

Skargi i wnioski

§ 27

1. Skargi i wnioski kierowane są do Wójta i Sekretarza i podlegają rejestracji w centralnym rejestrze skarg i wniosków prowadzonym przez Sekretarza Gminy.

2. Określony w pkt 1 tryb rejestracji ma również zastosowanie w odniesieniu do skarg i wniosków, które wpłynęły bezpośrednio do kierownika Referatu, przyjętych ustnie do projektów oraz nadesłanych przez redakcje i agencje prasowe oraz radio i telewizję.

§ 28

1. Pracownicy odpowiedzialni są za terminowe rozpatrywanie skarg i wniosków

2. Kierownik Referatu odpowiedzialny jest za właściwe i terminowe załatwianie skarg i wniosków przekazywanie do podległego mu Referatu.

3. Kierownik Referatu zobowiązany jest również do bieżącego nadzoru nad przebiegiem rozpatrywania skarg i wniosków przez poszczególnych pracowników.

§ 29

1. Skargi i wnioski rozpatruje merytorycznie właściwy Referat lub pracownik zajmujący samodzielne stanowisko, który przygotowuje odpowiedź zawierającą wyczerpujące wyjaśnienia wszystkich istotnych okoliczności sprawy, ustosunkowuje się do wszystkich zarzutów zawartych w skardze lub propozycji przedstawionych we wniosku oraz zawiadamia o podjętych działaniach. Treść odpowiedzi powinna zawierać akcenty uprzejmości, życzliwości oraz być zredagowana w sposób zrozumiały dla adresata.

2. Zasady podpisywania odpowiedzi na skargi i wnioski określa § 11 pkt 1 litera „f”.

3. Całość dokumentacji rozpatrywanej skargi lub wniosku przechowuje Sekretarz Gminy

4. Pisma wychodzące znakowane są symbolem klasyfikacyjnym danego stanowiska.

§ 30

1. Jeżeli skarga lub wniosek dotyczy kilku spraw podlegających rozpatrzeniu przez różnych pracowników, Wójt lub Sekretarz Gminy wyznacza pracownika, który sporządza i przekazuje pozostałym pracownikom wyciąg ze skargi lub wniosku.

2. Po załatwieniu sprawy przez pracowników przygotowuje się odpowiedz wnoszącemu skargę lub wniosek.

§ 31

Właściwym do rozpatrzenia skargi z uwagi na podmiot lub przedmiot sprawy są:

1. Sekretarz Gminy w przypadku zarzutów, dotyczących osobistego postępowania lub zachowania Kierownik Referatu oraz pracownicy zajmujący samodzielne stanowiska.

2. Kierownik Referatu, w przypadku zarzutów dotyczących:

• wykonywania czynności służbowych przez podległego mu pracownika,

• postępowania dyrektorów gminnych jednostek organizacyjnych – stosowanie do ustaleń niniejszego regulaminu,

• innych skarg zleconych do załatwienia przez Wójta.

3. Sekretarz Gminy w przypadku zarzutów dotyczących nieterminowego załatwiania spraw.

§ 32

1. O każdym przypadku nie załatwienia skargi lub wniosku w przewidzianym terminie, Kierownik Referatu lub pracownik zajmujący samodzielne stanowisko, załatwiający skargę lub wniosek, obowiązany jest powiadomić na piśmie, wnoszącego skargę lub wniosek, podając przyczynę nie załatwienia sprawy oraz nowy termin.

2. W razie nieterminowego załatwienia skargi lub wniosku Sekretarz Gminy prowadzi postępowanie wyjaśniające, ustala przyczyny nie załatwienia sprawy w terminie lub nie dopełnienia obowiązku wynikającego z art. 36 § 1 KPA i przedstawia Wójtowi Gminy wnioski o odpowiedzialności porządkowej, dyscyplinarnej lub innej przewidzianej w przepisach prawa.

§ 33

Bezpośredni nadzór nad rozpatrywaniem i załatwianiem skarg i wniosków sprawuje Sekretarz Gminy.

§ 34

1. Sekretarz Gminy prowadzi bieżącą kontrolę przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków w Referatach i gminnych jednostkach organizacyjnych.

2. Sekretarz Gminy uwzględnia problematykę skarg i wniosków w trakcie kontroli w Referatach i gminnych jednostkach organizacyjnych oraz dokonuje co najmniej raz w roku kontroli i oceny sposobu przyjmowania, rozpatrywania, załatwiania skarg i wniosków oraz sporządza w tym zakresie okresowe sprawozdania i analizy.

§ 35

Dni i godziny przyjmowania interesantów w sprawach skarg i wniosków oraz tryb przyjmowania określa Regulamin Pracy Urzędu.

§ 36

W sprawach skarg i wniosków nie unormowanych niniejszym regulaminem mają zastosowanie przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 1980 r. Nr 9, poz. 26 z póź. zm.) oraz Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji i przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. z 2002 r. Nr 5, poz. 46, z póź. zm.).

Dział VI

Obieg korespondencji

§ 37

Obieg korespondencji, uwzględniający poszczególne etapy załatwiania /punkty zatrzymania/ jest następujący:

- Wójt Gminy,

• Sekretarz Gminy,

• Kierownik Referatu i samodzielne stanowiska pracy.

§ 38

1. Pracownik sekretariatu – odbiera przesyłki pocztowe, przyjmuje od interesantów, rejestruje i segreguje wpływającą korespondencję oraz przekazuje do Wójta, a następnie do Sekretarza i Kierowników Referatów i poszczególnym pracownikom zajmującym samodzielne stanowiska.

2. Pracownik załatwiający sprawę po otrzymaniu pisma do załatwienia dokonuje jego rejestracji. Rejestracja polega na wpisaniu pisma do spisu spraw lub do rejestru kancelaryjnego. Spis spraw prowadzi się na specjalnych formularzach, opatrzonym odpowiednim symbolem liczbowym, zgodnym z obowiązującym w Urzędzie wykazem akt. Rejestr kancelaryjny przeznacza się do rejestrowania spraw jednorodnych, które muszą być opatrzone odpowiednim symbolem zgodnym z wykazem akt. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą. Każde pismo, dotyczące tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak. Znak sprawy zawiera: symbol literowy referatu, symbol liczbowy hasła według wykazu akt, liczbę kolejną, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie spraw oraz dwie ostatnie cyfry roku, w którym sprawę wszczęto.

§ 39

Szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie określa “Instrukcja kancelaryjna”, która zapewnia jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentów w Urzędzie, przy uwzględnieniu trybu postępowania zgodnego z instrukcją obsługi programu komputerowego, o tym gdzie jest stosowany.

Dział VII

Tworzenie i wykonywanie prawa

Rozdział 1

Tryb wydawania aktów prawnych

§ 40

Aktami prawnymi w rozumieniu Regulaminu są uchwały Rady Gminy i zarządzenia Wójta .

§ 41

1. Projekt aktu prawnego pod względem merytorycznym i redakcyjnym opracowuje właściwy rzeczowo Referat lub pracownik zajmujący samodzielne stanowisko, a za jego redakcję odpowiada Kierownik Referatu lub pracownik zajmujący samodzielne stanowisko.

2. Projekt aktu prawnego wymaga zaopiniowania przez radcę prawnego.

3. Projekty uchwał Rady Gminy przygotowywane z inicjatywy Wójta, wymagają aprobaty Rady Gminy.

§ 42

1. Treść projektów opracowywanych aktów prawnych powinna zawierać:

1. tytuł /oznaczenie rodzaju aktu, datę aktu i ogólne określenie przedmiotu aktu/,

2. podstawę prawną,

3. przepisy merytoryczne,

4. przepisy wprowadzające w życie akt prawny,

5. przepisy uchwalające lub zmieniające, jeżeli normują dziedzinę spraw uprzednio uregulowanych.

2. Projekty aktów prawnych – oprócz danych zawartych w pkt. 1 – powinny zawierać:

1. aprobatę w formie podpisu z oznaczeniem stanowiska osoby /osób/, która projekt przygotowała, kierownika referatu oraz akceptację Wójta sprawującego bezpośredni nadzór nad referatem,

2. stwierdzenie o uzgodnieniu /parafy lub opinie/ z właściwymi referatami, gminnymi jednostkami organizacyjnymi, jeżeli przepisy szczególne lub zasady współdziałania albo koordynacji takiego uzgodnienia wymagają,

3. parafę lub opinię radcy prawnego.

3. Do projektu aktu prawnego mogą być załączone uzasadnienia wyjaśniające celowość i potrzebę jego wydania.

4. Przepisy merytoryczne powinny możliwie wyczerpująco normować daną dziedzinę, uwzględniać obowiązujące przepisy, być zredagowane w sposób zrozumiały dla adresatów z zachowaniem reguł składni języka polskiego.

5. Opracowywane akty prawne nie mogą powtarzać przepisów zawartych w aktach prawnych powszechnie obowiązujących ani w wydanych już przepisach gminnych.

§ 43

1. Podjęte przez Radę Gminy uchwały są rejestrowane w Biurze Rady Gminy i niezwłocznie przekazywane w dwóch egzemplarzach Wójtowi, celem przesłania Wojewodzie i Regionalnej Izbie Obrachunkowej.

2. Pracownik obsługujący Radę Gminy przekazuje podjęte uchwały Wojewodzie i Regionalnej Izbie Obrachunkowej w terminie 7 dni od daty ich podjęcia.

3. Pozostałe akty prawne są rejestrowane w odpowiednich rejestrach w biurze Sekretarza Gminy.

§ 44

Podjęte akty prawne Sekretarz Gminy przekazuje rzeczowo właściwym Referatom i gminnym jednostkom organizacyjnym do wykonania.

§ 45

1. Sekretarz Gminy ponosi odpowiedzialność za publikacje uchwał Rady Gminy w Dzienniku Urzędowym Województwa Śląskiego, jeżeli wymagają tego przepisy prawa, a także w lokalnej prasie lub w inny zwyczajowo przyjęty sposób.

2. Pracownicy odpowiadają merytorycznie za rozpowszechnienie aktów prawnych w zakresie niezbędnym do osiągnięcia celu tych aktów.

§ 46

Zbiór uchwał Rady Gminy prowadzi Biuro Rady Gminy, które udostępnia je do powszechnego wglądu.

Rozdział 2

Sposób realizacji zadań wynikających z aktów normatywnych

§ 47

1. Kierownicy Referatów oraz pracownicy zajmujący samodzielne stanowiska zobowiązani są do wykonania wynikających z aktów zadań, winni podjąć wszelkie niezbędne czynności mające na celu zabezpieczenie pełnej ich realizacji, a w szczególności opracowują i przekładają projekty uchwał Rady Gminy, zarządzeń i decyzji Wójta Gminy w przypadkach, gdy realizacja zadania tego wymaga.

2. Kierownicy Referatów oraz pracownicy zajmujący samodzielne stanowiska składają informacje z wykonania aktów:

• uchwał Rady Gminy zgodnie z planem Rady Gminy;

• pozostałych, jeżeli informacja taka jest niezbędna.

3. Kierownicy Referatów oraz pracownicy zajmujący samodzielne stanowiska koordynują realizacje zadań wynikających z aktów prawnych w stosunku do:

• gminnych jednostek organizacyjnych, w stosunku do których realizują funkcje nadzorcze w imieniu Gminy;

• jednostek nie podporządkowanych /spółek prawa handlowego/, działających w dziedzinach objętych właściwością referatu.

4. W przypadkach niezbędnych Wójt lub z jego polecenia Sekretarz Gminy wyznacz Referat lub pracownika zajmującego samodzielne stanowisko właściwego do realizacji wynikających z aktu zadań, a jeżeli dotyczą one kilku Referatów, wyznacza Referat wiodący.

5. Wójt, Sekretarz Gminy i Skarbnik Gminy – z zachowaniem właściwości wynikającej z podziału pracy – organizują, koordynują i nadzorują wykonanie zadań objętych aktami normatywnymi.

§ 48

1. Korespondencja między Referatami Urzędu może być stosowana tylko w wypadkach wyjątkowych.

2. Przy przekazywaniu wszelkich materiałów między Referatami nie stosuje się pism przewodnich.

Dział X

Organizacja kontroli Urzędu i Gminnych Jednostek Organizacyjnych

§ 49

Kontrolę wewnętrzną w Urzędzie sprawują:

1. Wójt, Sekretarz Gminy, Skarbnik Gminy, Kierownicy Referatów – w stosunku do pracowników im podległych.

2. Sekretarz Gminy – w stosunku do samodzielnych stanowisk pracy – zakresie ich prawidłowego funkcjonowania oraz w stosunku do Gminnych Jednostek Organizacyjnych – w sprawach powierzonych przez Wójta.

3. Skarbnik Gminy w zakresie gospodarki finansowej.

§ 50

1. Celem kontroli wewnętrznej w Urzędzie Gminy jest sprawdzenie prawidłowości kierunków działania, doboru środków i wykonania przez samodzielne stanowiska pracy zadań, a w szczególności:

1. zbieranie informacji służących Wójtowi do doskonalenia działalności Urzędu,

2. badanie zgodności działania z obowiązującymi przepisami prawa,

3. ujawnianie niewykorzystanych rezerw,

4. wykrywanie nieprawidłowości w wykonywaniu zadań,

5. ustalanie przyczyn i skutków stwierdzonych nieprawidłowości oraz osób za nie odpowiedzialnych.

2. Kontrolę należy przeprowadzać w sposób umożliwiający:

1. dostarczenie informacji niezbędnych do podjęcia decyzji,

2. zapobieganie niekorzystnym zjawiskom w działalności referatów,

3. inicjowanie kierunków prawidłowego działania oraz wskazywanie sposobów i środków zapobiegających powstawaniu nieprawidłowości jak również umożliwiających ich szybkie usunięcie.

3. Nadzór nad realizacją funkcji kontrolnych pełni Sekretarz Gminy.

§ 51

Rodzaje kontroli wewnętrznej

1. Kontrola wstępna – polega na badaniu projektów:

1. aktów prawnych wydawanych przez Wójta lub Radę Gminy, w tym również aktów zawierających przepisy gminne,

2. umów, porozumień i innych dokumentów powodujących powstanie zobowiązań. Kontrolę w tym zakresie wykonuje radca prawny.

2. Kontrola bieżąca – polega na badaniu czynności w toku ich wykonywania na danym stanowisku pracy.

3. Kontrola następna – obejmująca badanie stanu faktycznego i dokumentów odzwierciedlających czynności już dokonane.

§ 52

Na polecenie Wójta, Sekretarza Gminy lub z własnej inicjatywy pracownik d/s Organizacyjnych i Kadr przeprowadza postępowanie wyjaśniające w sprawach wymagających usprawnienia pracy albo zwiększenia dyscypliny pracy.

§ 53

Zadania kontrolne wykonywane przez poszczególnych pracowników powinny być określone w zakresie czynności. Z czynności kontrolnych sporządza się odpowiednie dokumenty /protokoły, notatki/, zawierające ustalenia które służyć mogą osiągnięciu celów kontroli wskazanych w § 50.

§ 54

Kontrolę w gminach jednostkach organizacyjnych przeprowadzają:

1. Referat Finansowy w zakresie gospodarki finansowej.

2. Samodzielne stanowisko d/s Organizacyjnych i Kadr w zakresie przestrzegania przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego.

3. Samodzielne stanowiska według właściwości.

4. Referat i pracownicy przeprowadzający kontrolę sporządzają protokoły pokontrolne we własnym zakresie i pozostawiają jeden egzemplarz w jednostce kontrolnej.

5. Wyniki kontroli oraz zalecenia pokontrolne referat i pracownicy przekazują w terminie 7 dni od zakończenia kontroli organowi zlecającemu kontrolę.

6. Prowadzenie kontroli w gminnych jednostkach organizacyjnych wymaga pisemnego upoważnienia Wójta Gminy.

Dział XI

Postanowienia końcowe

§ 55

Zmiany postanowień Regulaminu dokonywane są w formie zarządzenia Wójta i nie mogą być sprzeczne ze Statutem Gminy.

§ 56

Nie wymagają zmian Regulaminu rozszerzenia i zmiany zakresów czynności referatu Urzędu wynikające z przepisów lub obowiązujących po wejściu w życie niniejszego Regulaminu.